Juridisch

Privacyverklaring

Versie 15 oktober 2026. Welke persoonsgegevens Certifly verwerkt, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn.

Wie we zijn

Certifly is een handelsnaam van Protium.digital B.V., Villapark 7, 3051 BP Rotterdam, KvK 62034049. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen op deze website en voor je account en abonnement. Vragen over privacy stel je via het contactformulier of per post op het adres hierboven.

Twee rollen

Voor de website, de gratis check, je account en de facturatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wat je organisatie zelf in de werkruimte vastlegt (medewerkers, trainingen, incidenten, accounts uit Google Workspace) verwerken wij als verwerker, in opdracht van je organisatie. Daarvoor gelden de verwerkersafspraken in artikel 11 van de voorwaarden; je organisatie is daar het aanspreekpunt.

Wat we verwerken, en waarom

We verkopen geen gegevens, maken geen profielen en nemen geen besluiten die alleen op automatische verwerking berusten. De AI in Certifly doet voorstellen; een mens beslist, en de stand van een control komt altijd uit vaste regels.

Wie het nog meer ziet

We werken met een klein aantal leveranciers. Met elk zijn verwerkersafspraken gemaakt, of ze verwerken als zelfstandige verantwoordelijke.

• DigitalOcean: hosting en database, in Amsterdam. Het bedrijf is Amerikaans; doorgifte is geregeld met het EU-VS-gegevensprivacykader en standaardcontractbepalingen.
• Postmark (ActiveCampaign, VS): het versturen van e-mail, zoals rapporten en facturen. Geregeld met het EU-VS-gegevensprivacykader en standaardcontractbepalingen.
• Mollie (Amsterdam): de betalingen. Mollie verwerkt je betaalgegevens als zelfstandige verantwoordelijke; wij zien geen volledige rekening- of kaartnummers.
• Google en Microsoft: als je via hen inlogt, of je organisatie Google Workspace koppelt. Wij krijgen alleen wat nodig is om je te herkennen, of (bij een koppeling) de gebruikerslijst, alleen-lezen.
• Anthropic (VS): het taalmodel achter de voorstellen in de werkruimte, alleen als iemand daar zelf om vraagt. Het krijgt de naam van de organisatie, de antwoorden uit de meting, de tekst van het document of de checks van een control, en geen namen of e-mailadressen van medewerkers. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen. Geregeld met standaardcontractbepalingen.
• Europese Commissie (VIES): om een btw-nummer uit een ander EU-land te toetsen.

Cookies

Certifly gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken: certifly_sessie houdt je ingelogd (maximaal 12 uur), en certifly_aanvraag en certifly_koppeling beveiligen het inloggen en koppelen (10 minuten). Geen analytische cookies, geen tracking, geen advertenties. Daarom vragen we geen toestemming. De lettertypen staan op onze eigen server; je browser praat dus niet met derden als je deze site bezoekt.

Beveiliging

We doen wat we onze klanten adviseren: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft, inloggen via je eigen Google- of Microsoft-account in plaats van een los wachtwoord, en tokens van koppelingen versleuteld opgeslagen. Merk je een kwetsbaarheid op, meld die dan via security.txt.

Je rechten

Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen of over te dragen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, en een gegeven toestemming in te trekken. We reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens in de werkruimte van je werkgever, dan sturen we je verzoek door naar die organisatie. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en melden we dat aan klanten met een abonnement. Bovenaan staat altijd de datum van de geldende versie.